Protección de datos (LGPD) en el despacho de abogados: una guía práctica

Escritos, poderes, documentos de identidad, informes médicos, datos bancarios: pocos negocios manejan tanta información sensible como un despacho de abogados. La Ley General de Protección de Datos brasileña (LGPD, Ley 13.709/2018) se aplica íntegramente a esta rutina — y sumarle el deber de secreto profesional es el camino más seguro.

1. Sepa qué datos trata

Empiece con un inventario sencillo:

• Qué datos entran al despacho (clientes, contrapartes, testigos, colaboradores);
• Por dónde entran (correo electrónico, WhatsApp, formulario web, atención presencial);
• Dónde se guardan (sistema de gestión, nube, ordenadores, papel);
• Quién accede y durante cuánto tiempo se conservan.

Sin este mapa, ninguna otra medida se sostiene.

2. Elija la base legal correcta

La LGPD enumera los supuestos que autorizan el tratamiento (art. 7). En la abogacía, los más comunes son la ejecución de un contrato, el cumplimiento de una obligación legal y el ejercicio regular de derechos en procesos judiciales, administrativos o arbitrales. El consentimiento es solo una de las bases — y no siempre la más adecuada.

Para los datos sensibles (salud, origen racial, convicción religiosa, entre otros), los supuestos son más restringidos (art. 11), pero también incluyen el ejercicio regular de derechos en procesos.

3. La seguridad es una medida técnica y de rutina

• Acceso por usuario, con contraseña segura y, si es posible, verificación en dos pasos;
• Permisos según la función: el pasante no necesita ver todo;
• Copias de seguridad periódicas y probadas;
• Cuidado con los documentos enviados por aplicaciones personales;
• Destrucción segura de papeles y soportes.

4. Encargado y canal de atención

La ley prevé la figura del encargado (art. 41), que recibe las solicitudes de los titulares y se comunica con la autoridad nacional (ANPD). La normativa simplifica las reglas para los agentes de pequeño tamaño, pero mantener un canal claro para las solicitudes de los titulares es recomendable en cualquier caso.

5. Tenga un plan para incidentes

Las filtraciones ocurren. Lo que distingue al despacho preparado es saber qué hacer en la primera hora: contener el problema, evaluar el riesgo y, cuando el incidente pueda generar un riesgo o daño relevante, comunicarlo a la ANPD y a los titulares (art. 48) en los plazos reglamentarios.

Lista de verificación rápida

• [ ] Inventario de datos actualizado
• [ ] Base legal definida para cada finalidad
• [ ] Política de privacidad publicada
• [ ] Accesos revisados cada vez que alguien deja el equipo
• [ ] Copia de seguridad probada
• [ ] Plan de respuesta a incidentes por escrito

Cómo ayuda IntegraLegal

IntegraLegal mantiene los datos aislados por despacho, con permisos por usuario, historial de cambios y copia de seguridad en la nube de todos los documentos. La atención por WhatsApp queda registrada en el sistema, y no en el móvil de alguien. Conozca los planes.

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Aviso: contenido de carácter informativo. No sustituye el análisis de un abogado sobre el caso concreto. Verifique siempre la legislación, la jurisprudencia y las normas vigentes en la fecha de su consulta.